Preparação de um Projeto

Um dos textos que criamos na faculdade, sobre a preparação para o início de um projeto.

 1. INÍCIO DO PROJETO

1. Definição do Problema

1. O que é o projeto?

O sistema possibilitará um gerenciamento mais preciso das atividades por meio de abertura de Ordens de Serviço, vindas de outros departamentos para o departamento de manutenção, bem como seu acompanhamento e conclusão. Com isso haverá um maior controle no tempo de atendimento dos chamados e de pessoal alocado na área.

O sistema proverá também informações para que seja feita a manutenção preventiva dos equipamentos, com a finalidade de evitar paralisações e a necessidade de uma manutenção corretiva.

Consequentemente, o processo do departamento será otimizado, garantindo uma maior agilidade, integridade das informações e controle no atendimento.

2. Qual a finalidade do projeto?

Muitas empresas já perderam importantes clientes e grandes oportunidades de negócio por atrasos na produção ocasionados pelo departamento de manutenção.

Pequenas falhas podem atingir grandes proporções, ocasionando atrasos em toda programação de entrega, havendo assim quedas drásticas no faturamento.

Para evitar esses problemas será desenvolvido um sistema que gerencia todo o departamento de manutenção. Quanto ao controle de funcionários qualificados será desenvolvido um módulo que controla a distribuição das tarefas entre os funcionários, agilizando assim a logística de distribuição de mão-de-obra.

Em relação à manutenção preventiva, o sistema propiciará o agendamento e controle de todas as tarefas relacionadas ao ano corrente.

O sistema contém um cadastro das fichas técnicas de todo o maquinário/equipamentos existentes na empresa, fornecendo informações como: histórico das manutenções realizadas e vencimento das garantias.

1.2 Planejamento da próxima fase

Na próxima fase será feita a análise inicial do departamento em questão, a fim de detectar suas necessidades e problemas ocasionados pela falta de organização e desencontro de informações entre o departamento de manutenção e os demais departamentos da empresa que solicitam seu serviço. Este planejamento inclui um cronograma de previsão para início e término da fase 2.

CRONOGRAMA DA FASE 2

1.3 Criação da pasta do projeto

Todos os documentos e formulários que serão utilizados no projeto deverão constar na pasta do sistema.

Todas as fases do Projetos assim como mudanças serão organizados em uma pasta fichário para facilitar possíveis alterações ou inclusão de novos processos ou soluções.

2. ESTUDO INICIAL

2.1 Revisão da definição do problema

a) O que é o projeto?

O sistema possibilitará um gerenciamento mais preciso das atividades por meio de abertura de Ordens de Serviço, vindas de outros departamentos para o departamento de manutenção, bem como seu acompanhamento e conclusão. Com isso haverá um maior controle no tempo de atendimento dos chamados e de pessoal alocado na área.

O sistema proverá também informações para que seja feita a manutenção preventiva dos equipamentos, com a finalidade de evitar paralisações e a necessidade de uma manutenção corretiva.

Consequentemente, o processo do departamento será otimizado, garantindo uma maior agilidade, integridade das informações e controle no atendimento.

b) Qual a finalidade do projeto?

Muitas empresas já perderam importantes clientes e grandes oportunidades de negócio por atrasos na produção ocasionados pelo departamento de manutenção.

Pequenas falhas podem atingir grandes proporções, ocasionando atrasos em toda programação de entrega, havendo assim quedas drásticas no faturamento.

Para evitar esses problemas será desenvolvido um sistema que gerencia todo o departamento de manutenção. Quanto ao controle de funcionários qualificados será desenvolvido um módulo que controla a distribuição das tarefas entre os funcionários, agilizando assim a logística de distribuição de mão-de-obra.

Em relação à manutenção preventiva, o sistema propiciará o agendamento e controle de todas as tarefas relacionadas ao ano corrente.

O sistema contém um cadastro das fichas técnicas de todo o maquinário/equipamentos existentes na empresa, fornecendo informações como: histórico das manutenções realizadas e vencimento das garantias.

2.2 Objetivo, escopo e restrições

Objetivo

A implementação desse sistema ocasionará uma maior agilidade e eficiência ao processo. Disponibilizará um sistema que gerenciará as informações automaticamente, otimizando a armazenagem de dados e permitindo a maximização da produtividade, utilizando algumas tecnologias para melhorar o desempenho da empresa.

O projeto foca a integração do departamento de Manutenção com os demais departamentos da empresa, satisfazendo os usuários com maior integridade nas ações.

Para que o objetivo seja bem sucedido será necessária novas tecnologias/equipamento e treinamentos de pessoal.

Após a implantação do sistema o tempo de atendimento às solicitações de serviço será reduzido de 30% a 50%, além disso, o número de intervenções corretivas será reduzido em aproximadamente 65% já que o sistema agendará a programação das manutenções preventiva e preditiva.

Escopo

Identificar os pontos críticos do processo.

Elaborar a implementação de novos sistemas de informação.

Solucionar as necessidades tecnológicas para curto, médio e longo prazo.

Identificar os dados utilizados pelos usuários através de fluxo e armazenagem de Informações.

Compartilhamento das informações com as demais áreas envolvidas.

Planejar o desenvolvimento e ter o conhecimento das atividades administrativas relacionadas com nossos departamentos.

Restrições

Para um projeto desta amplitude, apesar dos benefícios gerados, alguns pontos devem ser considerados:

Custos:

• Implementação e implantação do projeto na organização;

• Treinamento dos usuários que utilizarão o sistema;

• Manutenção periódica e suporte

Tecnologia:

• Necessidade de novas estações de trabalho,

• Integração com outros sistemas da empresa

• Adequação da base de dados para o sistema

2.3 Planejamento

Reavaliar se os prazos determinados no cronograma geral serão cumpridos ou se precisarão ser redimensionados, é importante o projeto ser interferido sempre que necessário para que possa possuir maior eficácia e competitividade nos processos.

CRONOGRAMA GERAL (DO INÍCIO AO FIM DO PROJETO)

2.4 Estudo da área problema

Organograma do Departamento de Manutenção

Fluxo de documentos (post it)

Relacionamentos

Informações que recebe De quem Ordem de serviço Todos Catálogos de Equipamentos e Projetos Projetos Posição de Estoque Estoque MI Requisição aceita/não aceita Estoque MI Autorização para compras emergenciais Finanças Programação da Produção PCP Informações enviadas Para quem Níveis de Estoque Estoque Tempo de execução de manutenção PCP Plano de Manutenção Preventiva e Preditiva PCP

2.5 Identificação de Opções para Solução

De acordo com entrevista realizada com o usuário, as principais dificuldades encontradas no processo são:

• Falta e/ou desencontro de informações entre a manutenção e os demais departamentos que a requisitam.

• Falta de estrutura e desorganização dentro do próprio departamento no gerenciamento das tarefas em andamento e as já concluídas.

Como resposta a estas necessidades o sistema gerenciará todas as atividades do departamento: através de relatórios, controle de tempo de atendimento dos chamados, controle de pessoal alocado, proverá também informações para que sejam evitadas paralisações e consequentemente perda de produtividade e integridade das informações.

2.6 Planejamento da próxima fase

Análise concreta das soluções propostas, análise e criação do Diagrama de Fluxo de Dados ( DFD) do departamento e análise das propostas de aplicativos.

CRONOGRAMA DA FASE 3

ESTUDO DE VIABILIDADE

3.1 Análise do sistema atual

Fluxo de Informações

Nas folhas seguintes estaremos descrevendo o diagrama de fluxo de dados (DFD) das informações no sistema atual, bem como a integração do departamento de manutenção com os demais departamentos da empresa.

Controles

Todas as formas de controle existentes atualmente no departamento são feitas manualmente, exigindo um desprendimento grande de tempo para localizar papéis arquivados e realizar cálculos e estatísticas para fechamento de relatórios mensais.

Os catálogos de equipamentos, juntamente com as fichas de informações, ficam armazenadas em um arquivo central no departamento para eventuais consultas.

As ordens de serviço (numeradas) existentes são arquivadas da seguinte forma:

Abertas ou pendentes: em arquivo temporário

Concluídas ou canceladas: em arquivo permanente.

Não há controle sobre a periodicidade das manutenções preventiva e preditiva.

Distribuição do Trabalho / Carga Diária

Gerente

Descrição da Atividade	Carga
Análise dos diversos relatórios gerenciais do departamento	140 min
Análise de contratos e carga de serviço	120 min
Análise dos desvios em relação ao previsto	100 min
Análise das diversas características do serviço realizado	60 min
Reunião com a diretoria da Empresa	60 min

Supervisores

Descrição da Atividade	Carga
Responsável pelo acompanhamento e coordenação das atividades	180 min
Contato com demais departamentos e externo	60 min
Revisar novos projetos	60 min
Tratar e planejar solicitações de serviços	130 min
Analisar e relatar todos os problemas do departamento	30 min

Funcionários

Descrição da Atividade	Carga
Responsável pela execução das ordens de serviço	320 min
Reunião com superiores	60 min
Registrar serviços e recursos	100 min

Interfaces

Atualmente, no departamento, são utilizados formulários impressos para o controle das ordens de serviços. Segue alguns exemplos destes formulários.

Setor de Manutenção Elétrica Ordem de Serviço nº ............/(ano)
Equipamento .........................................................................................................................
Nº Patrimonial .......................................................................................................................
Localização ...........................................................................................................................
Departamento .......................................................................................................................
Avaria (descrição detalhada) ................................................................................................
Reparo (descrição detalhada) .............................................................................................. ...............................................................................................................................................
Material Utilizado .................................................................................................................. ...............................................................................................................................................
Data	Horário						Observações
	Início	Fim	Tempo real	Tempo padrão
							Custos
Pessoa responsável pelo serviço			Cargo	Salário			Mão-de-obra	Material
Total
Referência .......................................................
______________________________ Supervisor da Manutenção Elétrica						________________________________ Gerente
Setor de Manutenção Elétrica Solicitação de Manutenção nº .............../(ano)
Equipamento ............................................................................................................................
Nº patrimonial ..........................................................................................................................
Localização ..............................................................................................................................
Departamento ...........................................................................................................................
Requisitante .............................................................................................................................
Matrícula ..................................................................................................................................
Data ............/............./..............					Hora ...............................................................

SETOR DE MANUTENÇÃO ELÉTRICA
Ficha de Equipamento nº __________/(ano)
Equipamento .................................................					Nº Patrimonial ................................
Localização ..............................................................................................................
Departamento ...........................................................................................................
Tipo ............................................................................................................................
Nº do fabricante .........................................................................................................
Nº Série ...................................	Marca ....................................................................
Fabricante ....................................................				Fornecedor ........................................
Preço ................................................		Ano de fabricação ........................................
Valor atual ........................................		Dimensões ....................................................
Horas de uso ....................................		Motor ............................................................
Nº Fornecedor ..................................		Série .............................................................
Rotor (tipo) ..................................................................................................................
Tensão primária ..........................................................................................................
Tensão secundária .....................................................................................................
Potência .........................................................					Corrente .........................................
Frequencia .....................................................					Rolamentos ....................................
Enrolamentos ..............................................................................................................
Escovas ......................................................................................................................
Fases ...................................................			Ligações .....................................................
Rotação .......................................................................................................................
Obs. ............................................................................................................................
.....................................................................................................................................

3.2. Custo do Sistema Atual

Custo de Pessoal

Estes custos englobam todos os cargos e salários que temos hoje no departamento de manutenção.

Cargo	Qtde/Receb.	Sálario R$	Total (mês)
Gerente	1	R$ 5.000,00	R$ 5.000,00
Supervisor	3	R$ 3.000,00	R$ 9.000,00
Operadores	9	R$ 900,00	R$ 8.100,00
Total	13	Total	R$ 22.100,00

Outros Custos

Descrição	Valor (mês)
Papelaria	R$ 300,00
Uniformes	R$ 500,00
Total	R$ 800,00

Custos de Operação

Descrição	Valor (mês)
Ferramentas	R$ 2.000,00
Equipamentos de Segurança	R$ 1.400,00
Total	R$ 3.400,00

3.3 Análise das Soluções

3.3.1 Proposta 1

Sistema de Informação para Manutenção Eficiente

Plano de Manutenção Preventiva

Os últimos 30 anos mostraram que os melhores programas de computador são poderosos e simples. Assim é o plano de manutenção preventiva do EquipMaint: poderoso para acomodar situações variadas com precisão e simples para quem tem que planejar e executar.

Administração do Parque de Equipamentos

O EQUIPMAINT for Windows garante que as tarefas preventivas serão executadas quando elas tiverem que ser executadas.

O Plano de Manutenção Preventiva para um equipamento é definido pela indicação de que tarefas precisam ser executadas e quando.

Tarefas preventivas podem ser baseadas no tempo e/ou em qualquer outro indicador - como quilômetros rodados, ciclos ou taxas de produção.

Trabalhando com prevenção em vez de correção, a empresa evita urgências e emergências, o que implica na grande diminuição de custo e avarias nos equipamentos.

Quem tentou sabe que não há como manter um programa de manutenção preventiva realista sem o auxílio de computadores. Por isso, milhares de empresas continuam desperdiçando seus recursos "apagando incêndios" ao invés de preveni-los. Manutenção corretiva significa que mais recursos foram gastos que o necessário e que o equipamento ficou indisponível ou menos eficiente durante mais tempo que o necessário. O segredo para a economia é a transição para manutenção preventiva, preditiva e proativa. O EquipMaint está pronto para catalisar as energias organizacionais nesta direção. Embora também atenda manutenção corretiva, o EquipMaint é ideal para as empresas que estiverem dispostas a economizar recursos e aumentar a disponibilidade através da intervenção preventiva sobre equipamentos e instalações.



O plano de manutenção preventiva do EquipMaint é muito poderoso e simples de entender e usar. O usuário define qual o indicador de preventiva será utlizado e informa as diversas tarefas que serão realizadas quando os intervalos desse indicador forem alcançados. O indicador mais simples é o tempo medido em dias, mas o EquipMaint também pode trabalhar com horas, quilômetros, ciclos de máquina ou quantos outros indicadores a empresa queira. Além disso, o valor corrente dos indicadores pode ser atualizado por digitação do próprio usuário ou pode ser atualizado automaticamente, através de interface eletrônica de comunicação se o equipamento for capaz de comunicar-se.

O EQUIPMAINT for Windows oferece facilidades que ajudam o departamento de manutenção a organizar e automatizar suas operações.

O módulo de equipamentos proporciona acesso fácil e imediato a todas as informações pertinentes sobre um equipamento específico.

O EQUIPMAINT for Windows ajuda a empresa a diagnosticar seus pontos fracos na manutenção e atacá-los com decisões gerenciais de grande alcance. Ao retornar da execução dos serviços, o técnico da manutenção deve apropriar os recursos empregados e registrar as condições do equipamento. Nesse momento, ele também informa a causa da manutenção, que mais tarde será mostrada aos gerentes na forma de gráficos coloridos. A partir deles, os gerentes e executores poderão analisar os dados em gráficos coloridos para encontrar soluções de economia, como, por exemplo, trocar alguns fornecedores de equipamentos ou peças, treinar melhor o pessoal que opera o equipamento para evitar certos defeitos, modificar a freqüência de inspeções preventivas, etc.



Ao retornar da execução dos serviços, o técnico de manutenção deve apropriar os recursos empregados e registrar as condições do equipamento. Ao contrário de outros software, o EQUIPMAINT é econômico e evita sobrecarregar o executor com digitação de dezenas de informações que raramente seriam utilizadas. Poucos dados são solicitados, como data e hora de início e término da execução, se o problema foi efetivamente resolvido ou se ainda é necessária continuação, que materiais, ferramentas e pessoas foram efetivamente utilizados (o software sugere o planejado para poupar trabalho) e quais as causas da manutenção, isto é, qual o diagnóstico do defeito ou falha. Graças a isso, os gerentes e executores poderão analisar os dados em gráficos coloridos para encontrar soluções de economia, como, por exemplo, trocar alguns fornecedores de equipamentos ou peças, treinar melhor o pessoal que opera o equipamento para evitar certos defeitos, modificar a freqüência de inspeções preventivas, etc.

EQUIPMAINT é a ferramenta ideal para os gerentes responsáveis pela manutenção e até para os usuários da manutenção. Alertando para as causas mais freqüentes e onerosas de defeitos, o software auxilia as decisões gerenciais de grande alcance econômico.

Manutenção Preditiva através de Regras de Alarme

Um conjunto de regras de alarme pode ser definido no módulo de equipamentos para receber informações de sensores e medidores conectados aos equipamentos.

Esta informação pode indicar a necessidade de prioridade/urgência na manutenção do equipamento.

O EQUIPMAINT for Windows permite a utilização destas características para a criação de plano de preventiva.

Comunicação Digital / Monitoramento

O EQUIPMAINT for Windows inclui um sofisticado sistema de comunicação digital com os sistemas de controle de processos para facilitar e garantir o monitoramento automático dos indicadores de tarefas preventivas e o aferimento dos sensores dos equipamentos.

Estas informações dispararão as tarefas que forem necessárias.

Planejamento Inteligente de Tarefas

Utilizando o módulo Gerenciador de Tarefas é fácil acessar rapidamente as tarefas que estão pendentes, planejadas ou executadas.

As atividades existentes são apresentadas através de uma lista de tarefas, ordenadas e selecionadas através de critérios informados pelo usuário.

As telas do EQUIPMAINT são padronizadas e fáceis de usar. A In Forma criou o COCHI^TM (Concept Oriented Computer-Human Interface ou Interface computador-humano orientada a conceitos), que é o padrão de interação mais simples já inventado. O usuário pode observar o conjunto ou o indivíduo com a mesma naturalidade e encontra as operações associadas aos conceitos. A produtividade aumenta muito e a necessidade de treinamento diminui. No EQUIPMAINT não tem "computês", basta entender os conceitos de manutenção do software para saber operá-lo. Nesta tela, por exemplo, o usuário está afirmando que para realizar uma tarefa de limpeza e lubrificação, é provável que se use graxa e óleo lubrificante.



No EQUIPMAINT toda tarefa tem que ser descrita estruturadamente, não tem jeitinho. Assim, os gerentes sempre podem saber em que os recursos estão sendo empregados e quais os resultados alcançados. A manutenção deixa de ser uma despesa descontrolada e passa a agregar à cadeia de valor da organização os conceitos de pontualidade e disponibilidade, essenciais para quem atender clientes com qualidade e economia.

Otimização dos Recursos Disponíveis

O acompanhamento eficiente da utilização de materiais, ferramentas e recursos humanos é um fator crítico para evitar o desperdício de recursos.

O gerente de manutenção dispõe de todas as informações relevantes a respeito destes recursos.

Todos os custos diretamente envolvidos estão à disposição tão logo a tarefa de manutenção seja apropriada.

Requisição de Manutenção On-Line

O módulo de Requisição de Manutenção do EQUIPMAINT for Windows permite que seus funcionários requisitem serviços de manutenção através da Intranet de sua empresa.

Benefícios da Gerência Eficiente da Manutenção

Redução do stress cotidiano do trabalho de manutenção pela racionalização dos processos

Redução das paradas na obra através do planejamento preventivo de tarefas

Redução dos custos por alocação otimizada de recursos humanos e materiais

Promoção da produtividade pelo aumento da disponibilidade dos equipamentos

Ferramentas Essenciais para o Profissional de Manutenção Gestão do parque de equipamentos Plano de manutenção preventiva Manutenção preditiva através de regras de alarme (Monitoramento de Medições). Planejamento inteligente de tarefas Otimização dos recursos disponíveis Apropriação de custos Administração da base de equipamentos Monitoramento dos indicadores e medidores para a prevenção e correção de defeitos Comunicação eletrônica com dispositivos de controle Redução dos passos da produção pelo planejamento de ferramentas Redução do BackLog Diminuição do stress diário do trabalho de manutenção Redução dos custos pela otimização da alocação de recursos Aumento da produtividade através da supervisão dos funcionários Crescimento da atividade produtiva pela maior disponibilidade do equipamento Otimização da alocação de trabalhadores nos serviços de manutenção Controle de materiais e ferramentas, diminuindo o desperdício

2. Proposta 2

ProTeus II Professional

O ProTeus II Professional da Eagle Technology é um Sistema de Administração de Manutenção Computadorizado fácil de usar, provendo todos os princípios básicos para organizar efetivamente e manter seu departamento de manutenção. O ProTeus II Professional ajuda a criar programas de manutenção preventiva, a evitar tempos de manutenção caros, a monitorar o estoque de peças de reposição e a rastrear fornecedores, reparos em equipamentos e histórico de custo. Compatível com o sistema Metasys, o ProTeus II Professional provê uma "interface viva" com o Sistema de Controle da Johnson Controls.

Benefícios do ProTeus II Professional
 

• Administração da Manutenção completa para qualquer tamanho de sistema.

• Integração com o Microsoft Office e Intranet/Internet.

• Interface Metasys para respostas automáticas de alarme.

• Características de segurança avançadas.

• Telas, campos, abas e relatórios customizáveis.

• Disponível em versões para um único usuário ou em rede.

Recursos do ProTeus II Professional
Inclui todas as características de ProTeus Expert, além de...
 

• Opção de Ordem de Serviço através de internet/intranet para pedidos de ordens de trabalho de Manutenção Corretiva (DM) remotos.

• Armazenador de Arquivos para anexo a arquivos Microsoft Word e Excel.

• Calendário completo com programação das Ordens de Trabalho.

• Módulo de Fornecedor que provê link para fornecedores de equipamento e peças; rastreamento de histórico de compras.

• Módulo de Cliente que localiza dados de cliente e provê uma ligação direta ao equipamento deles.

• Módulo de Causas que constrói uma biblioteca de causas com a finalidade de análise de avarias.

• Módulo de Transação que permite fazer ajustes para inventariar.

• Módulo de Tarefas que permite montar tarefas genéricas para simplificar a criação de ordens de trabalho Preventiva / Corretiva (PM/DM).

• Capacidade de criação de relatórios / gráficos completos usando Crystal Reports.

• Tarefas de PM e Utilitário de Carga de Equipamento para acelerar tempo de implementação.

• Interface opcional com Microsoft Project.

• Utilitário para mudança de Nomes de Campo.

• Opcional para Visualização de Documento.

• Opcional para Código de Barras.

Justificativa de Custo para ProTeus II Professional
ProTeus II Professional é um sistema de administração de manutenção completo, com múltiplos módulos disponíveis, assim você pode ir agregando-os um a um de acordo com o crescimento de sua companhia e necessidades. Entre estes estão o Visualizador de Documentos, Código de Barras, OSHA, Interface Metasys e módulos remotos para Pedido de Serviço. Considerando que o ProTeus II Professional é um de uma linha de programas de CMMS oferecido pela Eagle Technology, é fácil de atualizar e dá a você oportunidade de crescimento para seu negócio.

Como o ProTeus II Professional Trabalha
O ProTeus II Professional é projetado para atender desde pequenas até grandes instalações, plantas, edifícios ou escritórios. Quando em rede com usuários adicionais, o ProTeus II Professional provê uma flexível, contudo poderosa, ferramenta para manter seus ativos, equipamentos, frota, clientes, etc.. Com grande capacidade de relatórios e gráficos, o ProTeus II Professional apresenta dados de modo a mantê-lo informado das decisões administrativas. Códigos de segurança e classificações de direitos de grupo previnem o uso dos dados sem autorização dentro do CMMS. Um módulo de Pedido de Serviço permite que usuários sem acesso ao ProTeus II Professional enviem suas ordens de trabalho.

Serviços de Valor-Agregado
Com a compra do ProTeus II Professional, você receberá suporte inicial GRÁTIS além de cópia em CD da documentação, suporte on-line pela Web "tool-free". Treinamento na instalação ou fora dela, e serviços de implementação também estão disponíveis.

Versão atual 8.1.x
Plataformas: Windows NT, Windows 98, Windows 2000, Windows Me

 

2. Proposta 3 – Desenvolvimento Personalizado

Astrein Engenharia de Manutenção S/A Via Anchieta, 1059 - São Paulo - SP Fone (11) 6166-5500 / Fax (11) 272-6496

Nossa missão é funcionar como centro de informação e de apoio à decisão na área de manutenção, integrando serviços e produtos complementares, principalmente aqueles baseados em conhecimento, em uma interface única e amigável.


Ser uma empresa competitiva e líder de mercado, superando a cada dia a expectativa dos clientes e colaboradores.

Liderança e tecnologia
Buscar sempre inovações tecnológicas e manter o desenvolvimento contínuo dos produtos e serviços.

Integridade e ética
Agir dentro de padrões de conduta ética, respeito e honestidade, com sinceridade, credibilidade e dentro dos princípios legais.

Valorização do ser humano
Investir no desenvolvimento de nossos colaboradores, proporcionando reais condições de crescimento técnico e humano.

Orientação para o cliente
Antecipar as necessidades dos clientes, atender às suas expectativas e estabelecer relação de confiança mútua e parceria.

5. Planejamento da próxima fase

Faremos um estudo detalhado dos fluxogramas e DFD´s, analisando todas saídas do sistema e operações realizadas pelo usuário.

FASE 6:

SISTEMA NO COMPUTADOR

6.1 – Desenho do fluxo do sistema

Segue em anexo o DFD revisado.

6.2 – Definição dos arquivos

6.2.1 – Identificar os arquivos

Tabelas e relacionamentos

Depósito Requisições de Cotação:

Tabelas

 Modelo de Dados Lógico

Segue o modelo de dados lógico na 3ª forma normal do sistema do departamento de compras.

Modelo de Dados Físico

Tab_Centro_Custo
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Centro_Custo
2	Literal		Desc_Centro_Custo
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Filial

Tab_Departamento
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Departamento
2	Literal		Desc_Departamento
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Filial
4	Numerico	Estrangeira	Cod_Centro_Custo

Tab_Colaborador
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Colaborador
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Literal		Nm_Colaborador
4	Literal		Nm_Cargo
5	Numerico	Estrangeira	Cod_Centro_Custo
6	Numerico	Estrangeira	Cod_Filial
7	Numerico	Estrangeira	Cod_Departamento
8	Numerico		Cod_CPF
9	Literal		Cod_RG
10	Numerico	Estrangeira	Cod_Unidade_Federativa
11	Literal		Cod_Endereco

Tab_Unidade_Federativa
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Unidade_Federativa
2	Literal		Desc_Unidade_Federativa

Tab_Filial
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Filial
2	Literal		Desc_Filial
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Unidade_Federativa
4	Literal		Cod_Endereco
5	Numerico	Estrangeira	Cod_Status

Tab_Usuario
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Usuario
2	Literal		Nm_Usuario
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Privilegios
4	Literal		Cod_PassWord

Tab_Cotacao
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Cotacao
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Requisicao
4	Data		Data
5	Literal		Cod_Responsavel

Tab_Fornecedor
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Fornecedor
2	Literal		Desc_Fornecedor
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Unidade_Federativa
4	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
5	Literal		Nm_Endereco
6	Literal		Cod_CNPJ
7	Literal		Cod_Inscricao_Estadual
8	Literal		Contato
9	Numerico		Telefone
10	Numerico		Fax
11	Literal		Email
12	Literal		Website

Tab_Item
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Item
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Fornecedor
4	Literal		Observação
5	Numerico		Valor_Atual
6	Data		Dt_Ultima_Aquisicao

Tab_Requisicao
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Requisicao
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Colaborador
4	Numerico	Estrangeira	Cod_Centro_Custo
5	Literal		Cod_Responsavel
6	Data		Data

Tab_Compra
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Compra
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Requisicao
4	Data		Data
5	Data		Dt_Entrega
6	Numerico	Estrangeira	Cod_Fornecedor
7	Literal		Fatura

Tab_Transacao
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Transacao
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Fatura
4	Numerico		Cod_Pagamento
5	Literal		Cod_Responsavel
6	Numerico		Cod_Valores
7	Numerico	Estrangeira	Cod_Compra
8	Numerico	Estrangeira	Cod_Colaborador

Tab_Divergencia
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Divergencia
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Status
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Compra
4	Numerico		Cod_Responsavel
5			Cod_Responsavel
6	Numerico		Cod_Valores
7	Numerico	Estrangeira	Cod_Compra
8	Numerico	Estrangeira	Cod_Colaborador

Tab_Comprador
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Comprador
2	Numerico	Estrangeira	Cod_Usuario
3	Numerico	Estrangeira	Cod_Status

Tab_Papeis
Sequência	Tipo	Chave	Nome
1	Numerico	Primária	Cod_Privilegios
2	Numerico		Acessos

Definição dos Programas

6.3.1 Identificar os Programas

    • Cadastros (Inclusão, Alteração, Exclusão, Consulta e Impressão).

            ▪ Centro de Custo

            ▪ Departamento

            ▪ Funcionários

            ▪ Unidade Federativa (UF)

            ▪ Filiais

            ▪ Usuários

            ▪ Permissões de Usuários

            ▪ Fornecedor

            ▪ Item

            ▪ Requisição 

            ▪ Cotação

            ▪ Status

            ▪ Compra

            ▪ Transação Efetuadas

            ▪ Compra em Divergência

    • Relatórios / Consultas (Consulta e Impressão)

    • Requisições por Período

    • Compras por Período

            ▪ Histórico de Requisições

            ▪ Estatísticas

                • Índice de requisições

            ▪ Histórico de Compras

            ▪ Estatísticas

                • Índice de Compras

    • Processamentos

                • Programação de Compras

                • Consolidação de Requisições

6.3.2 Definir os programas

    • Centro de Custo

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Centro_Custo

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Centro_Custo

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Centro_Custo

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Centro_Custo

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

    • Departamentos

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Departamento

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Departamento

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Departamento

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_ Filial

                            • Tab_Departamento 

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Departamento

                • Tabelas que acessa 

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_ Filial

                            • Tab_Departamento 

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Departamento

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_ Filial

                            • Tab_Departamento 

    • Colaboradores (Funcionários)

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Colaborador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Departamento

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Colaborador

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Colaborador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Departamento

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Colaborador

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Colaborador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Departamento

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Colaborador

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Colaborador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Departamento

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Colaborador

    • Unidade Federativa - UF

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Unidade_Federativa

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Unidade_Federativa

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Unidade_Federativa

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Unidade_Federativa

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

    • Filial

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Filial

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Unidade_ Federativa

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Filial

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Unidade_Federativa

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Filial

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Unidade_Federativa

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Filial

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Unidade_Federativa

    • Usuários

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Usuario

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Usuário

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Usuario

                • Tabelas que acessa

                            • Filial

                            • Usuário

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Usuario

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Usuário

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Usuario

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Filial

                            • Tab_Usuário

    • Fornecedor

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor 

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor 

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor 

    • Item

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Item

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_item

                            • Tab_Fornecedor

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Item

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_item

                            • Tab_Fornecedor 

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Item

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_item

                            • Tab_Fornecedor

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Item

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

    • Cotação

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Cotacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Cotacao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Cotacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Cotacao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Cotacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Cotacao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Cotacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Cotacao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

    • Requisição

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Requisicao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Requisicao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Requisicao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Requisicao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Requisicao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Requisicao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Requisicao 

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Requisicao

                            • Tab_Item

                            • Tab_Fornecedor

                            • Tab_Centro_Custo

                            • Tab_Departamento

    • Compra

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

    • Transação

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Transacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Transacao

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Transacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Transacao

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Transacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Transacao

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Transacao

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_Transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

    • Compra Divergente

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

    • Comprador

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Comprador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Comprador

                            • Tab_Status

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Comprador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Comprador

                            • Tab_Status

                            • 

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Comprador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Comprador

                            • Tab_Status

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Comprador

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Comprador

                            • Tab_Status

    • Papeis

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Papeis

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Papeis

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Papeis

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Papeis

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Papeis

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Papeis

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Papeis

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Papeis

6.3 Programa  Especificação Técnica de Processos

PA – Recebimento de Requisições

Objetivo: Permitir o Cadastro,alteração,consulta e exclusão de Requisições de Material seja ele produtivo ou improdutivo.

Para tal objetivo o usuário terá a disposição na intranet a página do sistema responsável pelo cadastro das informações necessárias. O preenchimento ocorrerá detalhanto o item , quantidade , centro de custo e solicitante da compra,prazo limite para compra se o item for crítico. Através dos status dos items, pode-se verificar se estamos tratando materiais críticos e que requerem atenção especial, ou itens com menor prioridade.

O sistema trabalha através da atualização dos status da requisição. Uma vez entrando no sistema a requisição entre em status 1 onde uma rotina agendada verifica todas as novas requisições com esse status e assinala a tal requisição para um comprador responsável, atualizando o status para 2. 

Rotinas envolvidas: 

Há a rotina de consolidação de requisições que indica requisições com mesmos items e indica para o analista responsável que

Temos a rotina que executa toda noite fazendo a distribuição das requisições para os compradores disponíveis, e também conseqüente atualização se alguma requisição é alterada pelo solicitante.

Funções:

Preenchendo-se os campos da tela de cadastro de requisição e clicando no botão ‘Adicionar’  temos a requisição praticamente dita efetuada no sistema.

A rotina de distribuição dos itens automaticamente envia um email para o comprador responsável avisando dos itens e da criticidade dos mesmos para que ele tome as providências cabíveis e comece a análise da requisição.

Todas as alterações são feitas respeitando-se o nível de capacidade de alteração do usuário e salvando um histórico das alterações do mesmo nos campos da tabela.

Telas Consulta: Temos a listagem e a possibilidade de consulta dependendo do nível de acesso e do cód_status do comprador este verá as requisições conforme seu perfil. Se por exemplo temos um comprador que somente faz cotação, ele terá somente acesso na tela de consulta a requisições no estado correspondente.

Telas Alteração: Considerando o mesmo quesito onde cada comprador tem acesso ao sistema e pode fazer alterações nas informações do mesmo segundo seu cargo.

Tela Exclusão: A exclusão de uma requisição é somente feita através de seu status quando este é cancelado, isto facilita a medição real de Key Performance Indicators do sistema e possibilita um melhor acompanhamento do histórico de transações e mudanças de estado.

Programa de Cadastro de Requisições:

Funções: Possibilitar que o usuário/colaborador cadastre uma requisição que será posteriormente analisada pelo analista de compras.

Nome da tela: Syscom_Requisicao

Tabelas Acessadas:

Tab_Colaborador

Tab_Centro_Custo

Tab_Status

Tab_Requisicao

PB: Solicitação de Cotação

Objetivo: Permitir o acompanhamento de Preços de Itens.

Quando a requisição entra em Status 4 – Aprovada, verifica-se dentro da base de dados os possíveis fornecedores para aquele item ( que foram homologados pelo setor de qualidade e contam com status para verificação do mesmo no seu cadastro ).

Funções: Através de rotinas agendadas, as cotações que entram em estado de aprovadas, são passadas para os compradores que têm cód_status = 2 , que cuidam especificamente de fazer as solicitações de cotações para os fornecedores previamente aprovados.

Na tela de cotação, cada vez que uma nova requisição é aprovada, envia-se um email para o então comprador de cód_status 2 que terá a missão de fazer o intermédio com o fornecedor da peça/item/material em questão.

Na rotina agendada, ela procura todas as requisições que estão em cód_status 3 e então cria um registro de cotação com cód_status 1 que significa à espera de análise. 

Depois quando o responsável está trabalhando em cima desta cotação, ele altera a mesma na tela de alteração de cotação, indicando status 2 – processando.

A cotação pode então ter término normal com status 3 e retornar os valores para que estes sejam atualizados na requisição que retorna com status 4. Caso esta tenha outros resultados, como preços fora do limite por parte do fornecedor, a cotação termina em status 5 e a requisição retorna com status 5 sendo emitido um email para que o diretor do centro de custo do solicitante tenha acesso ao quanto será necessário para a aquisição daquele item e este poderá cancelar a requisição ou continuar com o fluxo normal.

Processo PC (Cadastro de Fornecedor)

Objetivo:

Inclusão de novos fornecedores no banco de dados, é responsável por todo o processo de cadastramento de fornecedores, bem como de verificar status, outros processos do sistema a acessam para verificação de determinados dados, entre os processos do programa que vêm a acessá-la se destacam Solicitação de Cotação e Pedido de Compras, tem uma finalidade bem específica e extremamente necessária para a funcionalidade perfeita e correta do sistema, detalhando o fornecedor, bem como todas as características envolvidas para o planejamento do setor de compras.

Rotinas envolvidas:

As rotinas são para consulta e cadastramento, são de vital importância para o bom desenvolvimento do setor, basicamente o recebimento opera 24h por dia, automaticamente é de vital importância o acesso do programa ao Status, basicamente ele serve como uma rotina de contenção onde o programa de Cadastro de Fornecedor vai buscar os dados principais antes de efetuar todos os processos dentro de sua rotina.

Restrições do Programa:

Caso o cliente não esteja devidamente homologado, automaticamente é bloqueado qualquer tipo de cadastro do mesmo, isso é  verificado através da tabela “Tab_Status”, só será efetuado qualquer procedimento de compra após a rotina de consulta do mesmo.

Funções:

Tela INCLUSÃO: Após o preenchimento correto de todos os dados dos fornecedores na tela de inclusão e clicando no botão “INCLUIR”, é feito a inclusão de dados de Fornecedores, inclusão de dados de novos fornecedores, cadastrar código de fornecedor, cadastro de toda descrição do fornecedor, endereço, contato, descrição.

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor

Tela ALTERAÇÃO: Após o preenchimento correto de todos os dados dos fornecedores na tela de alteração e clicando no botão “ALTERAR”, é feita a alteração de dados de Fornecedores, exclusão de dados de fornecedores.

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa 

                            • Tab_Fornecedor

Tela EXCLUSÃO: Após o preenchimento correto código do fornecedor na tela de exclusão e clicando no botão “EXCLUIR”, aparecerá os dados do fornecedor, antes que seja efetuada a devida exclusão aparecerá um MESSAGE BOX, para validar ou cancelar a exclusão do fornecedor.

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor 

Tela CONSULTA: Após o preenchimento correto código do fornecedor na tela de consulta e clicando no botão “CONSULTAR”, aparecerá automaticamente todos os dados do fornecedor, Consulta aos dados do fornecedor, verifica o Status do Fornecedor, se ele está homologado ou não, consulta o cadastro e verificação de localidade do fornecedor, estado, cidade.

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Fornecedor

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_Unidade_Federativa

                            • Tab_Fornecedor 

Processo PD (Emissão de Pedidos de Compras)

Objetivo:

Essa parte do programa é responsável pela emissão do pedido de compras, ou seja, esse processo fica alocado em uma parte intermediária do programa, após ser validada a requisição do mesmo, consulta dos fornecedores e demais validações efetuadas pelo processo de compras como um todo, então é feita a emissão do pedido, sua característica é simples e de vital importância, responsável pela verificação da data de entrega, bem como o contato direto com o fornecedor para recebimento de materiais produtivos e improdutivos.

Rotinas envolvidas:

Verifica o Status do pedido de emissão, verifica a periodicidade da requisição, divergências da transação, recebe a aprovação do pedido ou cancelamento do mesmo, isso após o recebimento de outros dados, referentes de outros programas também vitais para o bom funcionamento do processso.

Restrições do Programa:

Verifica se o Status da compra foi aprovado ou cancelado, verifica o Status da requisição, bem como todas as divergências durante a transação, podendo efetuar o cancelamento da compra.

Funções:

Tela INCLUSÃO: Após a validação da requisição, validação e verificação dos fornecedores, é necessário o preenchimento de todos os campos do pedido de compras, bem como solicitante e setor responsável pelo mesmo, responsável  pela autorização, necessário também descrever item por item, quantidade, e clicando-se no botão “INCLUIR”, será solicitada o procedimento de compras dos materiais produtivos ou improdutivos, inclusos na requisição e devidamente autorizados.

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela ALTERAÇÃO: Após a já citada inclusão do pedido, caso seja necessária a alteração de alguns dos itens descritos na operação de inclusão de pedido, aparecerá a tela novamente com todos os itens descritos no pedido, ao contrário do processo de inclusão, não é necessário descrever a quantidade de item por item do mesmo, é necessário apenas efetuar a alteração dos itens já cadastrados e ao clicar no botão  “ALTERAR”, é feita a alteração do pedido de compra.

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela EXCLUSÃO: Após o preenchimento correto código do pedido de compras na tela de exclusão e clicando no botão “EXCLUIR”, aparecerá os dados do pedido de compras, antes que seja efetuada a devida exclusão aparecerá um MESSAGE BOX, para validar ou cancelar a devida exclusão pedido.

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela CONSULTA: Após o preenchimento correto código do pedido de compras na tela de consulta e clicando no botão “CONSULTAR”, aparecerão automaticamente todos os dados do pedido de compras, Consulta aos dados do pedido de compras, verifica o Status do pedido, data de entrega do mesmo, consulta o cadastro e verificação da localidade de entrega, estado, cidade.

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                • Tab_compra

Processo PE (Processos Divergentes)

Objetivo:

Verificar divergências no pedido de compras, verifica se os dados do pedido estão corretos, se os mesmos foram devidamente autorizados e requisitados, bem como o status do pedido, caso seja necessário é através desse programa que é efetuado o cancelamento prévio do pedido, sem que seja necessário que o mesmo seja cancelado através do programa emissão de pedidos, se houver divergência no mesmo ele é automaticamente cancelado.

Rotinas envolvidas:

Verifica o Status do pedido de emissão, verifica as divergências da transação, recebe a aprovação do pedido ou cancelamento do mesmo, isso após o recebimento de outros dados, referentes de outros programas também vitais para o bom funcionamento do processo, se o status do mesmo estiver incorreto, ou se houver divergências quanto ao processo de recebimento, datas desconsolidadas, o status do pedido é alterado para cancelado.

Restrições do Programa:

Verifica se o Status do pedido de compra, verifica se o responsável foi devidamente autorizado a fazer o pedido de compras, verifica se o responsável foi devidamente autorizado a fazer a requisição do  pedido de compras, verifica a condição dos itens bem como todas as divergências durante a transação, podendo efetuar o cancelamento da compra.

Funções:

Tela INCLUSÃO: Após a validação da requisição, validação e verificação do pedido de compras, verificação do Status da Compra, bem como solicitante e setor responsável pelo mesmo, responsável  pela autorização, clicando-se no botão “INCLUIR”, será alterado o Status da divergência.

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

Tela ALTERAÇÃO: Após a validação do Status do pedido e do atual processo, correção de todas as divergências do pedido, bem como a verificação de erros no processo, ao clicar no botão  “ALTERAR”, é feita a alteração do Status da Divergência.

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

Tela EXCLUSÃO: Após o preenchimento correto código do pedido de compras na tela de exclusão e clicando no botão “EXCLUIR”, aparecerá os dados do pedido de compras, antes que seja efetuada a devida exclusão da divergência do pedido aparecerá um MESSAGE BOX, para validar ou cancelar a devida exclusão pedido, excluindo-se o pedido de compras o Status do programa irá mudar, assim sendo, o pedido de compras será cancelado, ou simplesmente pode ser efetuada a exclusão do Status da divergência o que ocasionaria a autorização da continuidade do processo.

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

Tela CONSULTA: Após o preenchimento correto código do pedido de compras na tela de consulta e clicando no botão “CONSULTAR”, será verificado se existe alguma divergência, para cancelamento ou continuidade do pedido.

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Divergencia

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

                            • Tab_transação

                            • Tab_item

                            • Tab_fornecedor

                            • Tab_Divergencia

Processo PF (Atualização do Pedido de Compras)

Objetivo:

Responsável pela devida atualização do pedido de compras, este é o programa final do setor, depois que todos os outros processos já foram efetuados, este programa efetua todo o procedimento como emissão de notas de pedido, emite a fatura de compras, bem como, todos os demais dados dos responsáveis pelo pedido de compras, autorização do mesmo, envia todo o processo de faturas para os setores responsáveis que vão desde o setor requisitante até o setor de recebimento.

Rotinas envolvidas:

As rotinas são os processos finais do setor de compras, é ele que envia o pedido final, envia as faturas e notas para os setores responsáveis, além de enviar o pedido final para os fornecedores.

Restrições do Programa:

Se houver alguma divergência consolidada, a atualização do pedido de compras pode vir a ser cancelada, ou, previamente paralisada até que o processo seja novamente posto em andamento.

Funções:

Tela INCLUSÃO: Após o preenchimento correto do código do pedido na tela de inclusão e clicando no botão “INCLUIR”, é feito a atualização do pedido de compras, e emissão de todas as notas e relatórios responsável pelo processo.

            ▪ Inclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela ALTERAÇÃO: Após o preenchimento correto do código da atualização final do pedido na tela de alteração e clicando no botão “ALTERAR”, é feita a alteração de dados da atualização do pedido e a nova emissão de todos os documentos referentes.

            ▪ Alteração

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela EXCLUSÃO: Após o preenchimento correto código da atualização final do pedido de compras na tela de exclusão e clicando no botão “EXCLUIR”, aparecerá os dados do pedido de compras, antes que seja efetuada a devida exclusão aparecerá um MESSAGE BOX, para validar ou cancelar a exclusão do pedido final de compras e devidas emissão de todas as notas, as notas serão canceladas no sistemas e para o processo geral as que já estiverem emitidas serão desvalidadas e canceladas no sistema.

            ▪ Exclusão

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                            • Tab_compra

Tela CONSULTA: Após o preenchimento correto código do pedido na tela de consulta e clicando no botão “CONSULTAR”, aparecerá automaticamente todos os dados do fornecedor, Consulta aos dados do fornecedor, verifica o Status do Fornecedor, se ele está homologado ou não, consulta o cadastro e verificação de localidade do fornecedor, estado, cidade, verifica o Status pedido, aparecerão automaticamente todos os dados do pedido de compras, Consulta aos dados do pedido de compras, verifica o Status do pedido, data de entrega do mesmo, consulta o cadastro e verificação da localidade de entrega, estado, cidade.

            ▪ Consulta

                • Nome da Tela: Syscom_Compra

                • Tabelas que acessa

                • Tab_compra

Processo de Cadastramento de Parâmetros do sistema.

Pela natureza do sistema de trabalhar com diversos status, verifica-se a necessidade de um programa que controle a mudança de estados e dê real significado a toda essa gama de códigos.

Funções: Altera, Consulta e Insere códigos que são utilizados nos fluxos de requisição/cotação e outros do sistema.

Temos um simples sistema onde utilizando o conceito de conjuntos matemáticos e funções, temos para cada cód_status (s) no domínio ( sistema ) , um valor correspondente que dá significado ao processo (significado/imagem).

A utilização de estados permite uma maior flexibilidade quanto a mudanças no fluxo decorrentes de alterações no processo.

Não há exclusão de códigos, pois para que o histórico de informações seja consistente, é imprescindível que este mantenha os dados íntegros e consistentes.

Processos Auxiliares: Programas de Cadastro de Informações Básicas do Sistema

Função: A exemplo do que ocorre com os parâmetros de status, há também as informações básicas necessárias para que o sistema funcione. O Cadastro de Departamento Consiste em adicionar, remover e alterar departamentos.

A tela abaixo demonstra como é realizada a tarefa.

O usuário com nível de analista ( cód_status 5 ) terá a função de continuamente manter atualizado. 

Nome da tela: Syscom_Departamento

Tabelas Acessadas:

Tab_Departamento

Tab_Filial

Tab_Centro_Custo

Programa de Cadastro de Filiais

Objetivos: Possibilitar ao analista do sistema manter atualizada a base de dados referente ao cadastro de possíveis filiais da empresa, lembrando que a Matriz é a filial com cód_status 0.

Funções: Pode-se alterar, incluir, deletar novas filiais através dessa tela onde teremos as informações relacionadas as Filiais da empresa.

Nome da tela: Syscom_Filial

Tabelas Acessadas:

Tab_Filial

Tab_Unidade_Federativa

Tab_Centro_Custo

Programa para Cadastro de Funcionários

Objetivos:Manter documentação e dados referentes aos usuários da empresa que podem utilizar o sistema para realizar as requisições de material seja ele produtivo ou improdutivo.

Funções

Alteração: Possibilita a alteração de um dado de um funcionário existente, seja este dado um cpj ou endereço ou senha.

Inserção: Possibilita a criação de um novo funcionário para que este tenha acesso a fazer requisições através do sistema.

Remoção: A remoção de usuários do sistema é realizada através da mudança de estado do mesmo para inativo, a fim de  manter histórico das movimentações e transações efetuadas por determinado usuário.

Consulta: Exibe listas e possibilita a fácil consulta de qualquer colaborador da empresa.

Nome da tela: Syscom_Colaborador

Tabelas Acessadas:

Tab_Colaborador

Tab_ Status

Tab_Centro_Custo

Tab_Departamento

Programa para Cadastro de Unidade Federada

Objetivo:Simples cadastro de estados.

Funções:

Alteração:Possibilita a alteração de informações adicionais sobre determinado estado

Inserção: Inclusão de determinado estado na base de dados

Remoção: Elimina o estado da base de dados

Consuta: Lista os estados que estão presentes nas bases de dados dos clientes.

Nome da tela: Syscom_Unidade_Federativa

Tabelas Acessadas:

Tab_Unidade_Federativa

Programa Cadastro de Usuários

Objetivos: Possibilita a criação de usuários para utilização do sistema

Funções:  Inclusão: Inclui determinado usuário e determina as permissões que ele terá quando acessar o sistema, estas permissões são acessos dados dizendo qual tipo de informação será permitido exibir para determinado usuário.

Alteração: Modifica qualquer dado referente ao usuário desse sistema.

Remoção: A remoção do usuário é feita através da atualização do Status do mesmo para inativo, a fim de manter histórico de negociações e outros itens.

Nome da tela: Syscom_Usuario

Tabelas Acessadas:

Tab_Centro_Custo

Tab_Usuario

Tab_Papeis

Programa Cadastro de Centro de Custo

Objetivos: Possibilita a criação de usuários para utilização do sistema

Funções:  Inclusão: Inclui determinado usuário e determina as permissões que ele terá quando acessar o sistema, estas permissões são acessos dados dizendo qual tipo de informação será permitido exibir para determinado usuário.

Alteração: Modifica qualquer dado referente ao usuário desse sistema.

Remoção: A remoção do usuário é feita através da atualização do Status do mesmo para inativo, a fim de manter histórico de negociações e outros itens.

Nome da tela: Syscom_Centro_Custo

Tabelas Acessadas:

Tab_Centro_Custo

Tab_Filial

Programa Cadastro de Itens

Objetivos: Possibilita a inclusão de itens no sistema

Funções:  Inclusão: Inclui determinado item no sistema ( a verificação do status dele é feita através de tela separada preenchida pelo setor de qualidade ).

Alteração: Modifica qualquer dado referente ao item no sistema.

Remoção: A remoção do item é feita através da atualização do Status do mesmo para obsoleto, a fim de manter histórico de negociações e outros itens.

Nome da tela: Syscom_Item

Tabelas Acessadas:

Tab_Item

Tab_Fornecedor

Tab_Status

6.4 Plano de teste

8. SISTEMAS DE CONVERSÃO

8.1. Objetivo

Para a conversão do sistema, precisamos deixar claros os atuais procedimentos do departamento de Compras. O sistema utilizado hoje para o controle de funcionários em tarefas, controle de Compras e requisição de pedidos de compras são manuais. Nenhum controle é computadorizado, sendo assim todos os documentos e informações são encontrados em pastas de arquivos dentro do próprio departamento.

Levando em consideração o ambiente acima citado, temos que ter em mente que todas as informações atuais devem ser transferidas para a base de dados do sistema, outra mudança é que a partir da implantação os arquivos de dados de requisição de material produtivo e improdutivo, enviados por todos os departamentos que envolvem e abrangem todos os processos da empresa, devem agora ser enviados ao nosso departamento através de um arquivo no formato texto alocado em um diretório reservado no servidor do sistema.

Assim sendo, todos os documentos que até então eram distribuídos através de um processo manual passaram a ser utilizados via sistema computadorizado, o que facilitará todos os processos que abrangem o setor e também a empresa em geral, o setor de compras é um dos principais responsáveis pelo funcionamento correto de toda a parte operacional de vários outros setores.

8.2. Comparação do Novo Sistema com o Atual

Como citado no tópico anterior, o sistema atual trabalha com os dados e informações em arquivos (armários de arquivo), dentro do próprio departamento, serão necessárias mudanças na rotina dos funcionários que hoje administram estes documentos, uma reeducação de todo o processo que envolve o setor se faz necessária, bem como o investimento em devidos treinamentos, todos os benefícios serão observados pela empresa dentro de um devido período de tempo.

Fazendo uma análise dos dados atuais, foram constadas informações duplicadas e com problemas de integridade no que diz respeito à referência, bem como erros e incoerências na validade de determinados documentos, por este motivo uma fase de análise de informação atual será feita para que a nova base de dados seja garantidamente íntegra, garantindo assim uma melhoria continua dentro dos processos da empresa, isto será feito por um analista alocado por nossa empresa, acompanhado por uma equipe de vão desde consultores altamente especializados à estagiários.

As informações que serão transportadas para base de dados são aquelas referentes aos cadastros hoje arquivados, como citado acima com certas discordâncias quanto à sua integridade, com relação às informações sobre compras, os dados atuais serão descartados e uma nova carga de programação de compras e requerimentos de materiais será efetuada, para que os dados sejam analisados e validados pelo sistema, otimizando desta forma as próximas datas de requisições de materiais produtivos e improdutivos, já que as novas passarão por análise do sistema antes de serem atribuídas para todos os setores e ser efetuado uma reeducação estrutural em todos os setores.

Estes são alguns exemplos de documentos utilizados hoje pelo departamento de Compras:

Formulários Atuais

Modelo de protocolo para remessa de pedidos de compra a fornecedores

NºPC	Recebimento Secretaria	Retorno Canhoto	Nº PC	Recebimento Secretaria	Retorno canhoto	Nº PC	Recebimento Secretaria	Retorno Canhoto

Modelo de Pedido de Compra

PEDIDO DE COMPRA

Nº

FL.

Fornecedor:

CÓD. FORNECEDOR

Endereço:

Pela presente autorizo-lhe o fornecimento abaixo descrito observadas as condições constantes no verso.

IT

Quantidade

Unid.

Código

SC

Descrição

Preço unitário $

IPI %

ET

ES

EM

Importa o total deste PC em $

embalagem

Frete

transportadora

Data de vcto das parcelas

Valor das parcelas

Data de entrega

NP

Cód. fiscal

Prazo de entrega

Dias

Irregularidades do pedido (enviados pelo setor de recebimento)

A N. Ref. S. Ref. Prezados Senhores: Vimos pela presente informá-los das irregularidades observadas quando do recebimento do(s) material(is) constante(s) nos documentos acima epigrafados, pelo que solicitamos as devidas providências. As irregularidades observadas são as seguintes: Diferença de peso, item(ns) -------------------------- Do Coc. Fiscal s/Doc. Fiscal ----------- nossa pesagem Diferença na quantidade, item(ns) do Doc. Fiscal s/ Doc. Fiscal recebida Diferença na quantidade, item(ns) do Doc. Fiscal s/ Doc. Fiscal recebida Embalagens em desacordo com nosso Pedido de Compra Recebida___________________ Solicitada_______________________ Material recebido com avarias, item(ns)__________________, solicitamos reposição em__________________ dias Material já fornecido anteriormente, item (ns) _________________, a disposição Condições de pagamento: apresentada ________________________ contratada Material em garanti. Cobrança indevida Frete Embalagem Atenciosamente,

8.3. Definição dos Programas e Procedimentos de Conversão

Programas

Analisado até o momento, temos um sistema atual trabalhado e mantido manualmente, assim sendo, deverá ser elaborada uma reestruturação do sistema, uma elaboração de uma base de dados consistente, na qual constem os devidos dados do atual sistema de uma maneira íntegra.

Procedimentos de Conversão

1 – Análise das informações atuais

Neste momento, são coletadas as informações dos arquivos atuais e verificadas quanto a sua integridade e veracidade, os dados nesta fase serão filtrados para se obter uma massa de dados coesa, que realmente seja válida.

2 – Cadastros de Informações

Nesta fase, temos a inserção dos dados do sistema atual para o sistema que está sendo implantado. Profissionais da área de administração das informações do departamento são treinados para realizarem estas inserções, porém não são os principais responsáveis pela importação das informações.

Para garantir que toda esta etapa será feita de forma correta, um supervisor (Analistas e toda equipe que se fazer necessária ) é alocado para o acompanhamento da fase de importação das informações, desta forma, garantimos uma seção intensiva de treinamento do sistema e também integridade das informações inseridas no banco de dados.

3 – Importação da Programação do Setor de Compras

A Programação de Compras deve ser feita, como era devidamente efetuada como os protocolos anteriores, mas como o sistema realiza toda a análise da Compras, como todos os fornecedores devidamente homologados e todos os dados cadastrais no sistema, para iniciar a base de dados com informações consistentes, ao invés de somente inserir as informações diretamente no banco, é desenvolvida a carga de programação para que todos os procedimentos sejam elaborados de forma coerente com as datas de requisição de materiais e cadastro de fornecedores, bem como datas de entrega, devidos orçamentos e tudo mais que seja da incumbência do setor de compras.